Langkah Sukses Mempersiapkan Event Kantor

Bila ditugaskan sebagai pemimpin, beberapa langkah berikut bisa dilakukan agar sukses mempersiapkan event di kantor. 

Jangan panik bila Anda dipercaya sebagai pemimpin tim untuk menangani event tertentu di kantor. Harus berurusan dengan banyak pihak serta mempersiapkan banyak hal, membuat banyak karyawan yang enggan menerima tantangan tersebut. Padahal bila berhasil ditangani dengan baik, momen tersebut akan menjadi batu loncatan untuk karier Anda. Agar sukses mempersiapkan event di kantor, berikut beberapa langkah jitu yang bisa dilakukan.

 

1. Tentukan Sasaran Event

Hal pertama yang harus dilakukan sebelum merencanakan event adalah mengetahui sasaran yang akan dicapai oleh pihak perusahaan. Suatu event tak hanya diadakan untuk menjual produk namun bisa juga untuk sekedar membangun relasi dengan para karyawan kantor.

Setelah menetapkan sasaran, lakukanlah riset. Sangat penting untuk mengetahui siapa pengunjung yang berpeluang hadir, tema acara yang sedang kekinian hingga souvenir event yang banyak diminati. Hal-hal ini akan membantumu menyusun konsep acara dengan matang.

 

2. Pilih Lokasi Strategis

Selain konsep acara, faktor lain yang membuat orang tertarik datang ke suatu event adalah lokasi penyelenggaraan yang strategis. Sebisa mungkin hindari lokasi yang terlalu jauh dari jalan utama atau masih asing didengar orang. Salah menentukan lokasi event dapat membuat calon pengunjung mengurungkan niatnya untuk hadir.

Usahakan lokasi yang Anda pilih nantinya mudah diakses baik dengan kendaraan pribadi maupun kendaraan umum. Bila perlu, pilih lokasi event yang menyediakan lahan parkir khusus agar kendaraan pengunjung lebih aman.

 

3. Persiapkan Tim yang Solid

Selanjutnya yang tak kalah penting adalah memiliki tim pendukung yang solid, mampu bekerjasama serta memiliki dedikasi yang tinggi. Usahakan, Anda memilih tim yang memang paham mengenai alur kerja pada posisi ia ditempatkan.

Harus diingat perbedaan pendapat dalam tim merupakan suatu hal yang biasa. Karena itu, sebagai pemimpin bersikaplah tegas dan bijak. Tugas utama Anda adalah untuk membimbing tim agar tak keluar dari tujuan awal yang ingin dicapai oleh perusahaan.

 

4. Buat Konsep Acara yang Berkesan

Setelah berhasil mendatangkan pengunjung ke event yang diadakan, Anda memiliki tugas berat lain yakni bagaimana bisa membuat mereka bertahan hingga acara selesai. Karena itu, buatlah konsep acara yang berkesan hingga pengunjung bisa betah berlama-lama di event yang Anda adakan.

Bila diramu dengan baik, event yang Anda adakan bisa meninggalkan kesan positif bagi pengunjung dan bisa menjadi bahan pembicaraan hingga berhari-hari. Beberapa hal yang dapat menambah kesan baik dalam sebuah event yakni menariknya susunan acara, pemilihan bintang tamu, pelayanan yang ramah, fasilitas pendukung serta souvenir kantor yang mereka dapatkan.

 

5. Gencarkan Promosi Event

Setelah menyusun konsep event yang menarik, jangan lupa untuk menggencarkan promosi terutama lewat media sosial. Ciptakan tagar khusus yang membuat calon pengunjung Anda dengan mudah menemukan informasi mengenai event yang akan diselenggarakan. Gunakan gambar yang menarik serta bahasa persuasif dalam postingan di media sosial untuk membuat calon pengunjung semakin penasaran datang ke event Anda.

Saat event telah selesai digelar, usahakan selalu menjalin komunikasi dengan para pengunjung yang telah hadir. Anda bisa membagikan momen seru saat event berlangsung kepada mereka baik melalui foto maupun video. Selain itu, berikan informasi bila perusahaan Anda ingin menggelar event lain dalam waktu dekat.

 

6. Souvenir Menarik

Sisihkan anggaran yang cukup untuk menyediakan souvenir menarik sebagai hadiah bagi memenangkan lomba atau door prize selama berlangsungnya acara. Jenis souvenir yang bisa menjadi pilihan adalah dompet serta tas.

Selain bisa digunakan setelah event berlangsung, dompet dan tas yang paling mungkin diberikan kepada  semua jenis pengunjung yang datang. Untuk kebutuhan ini, pilihlah souvenir dari bahan berkualitas sehingga bisa bertahan lama.

 

7. Memiliki Rencana Cadangan

Meskipun telah menyusun konsep acara dengan sempurna, kemungkinan gagal selalu membayangi. Karena itu, cari skenario terburuk yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan event Anda nantinya. Siapkan satu atau dua rencana cadangan agar event yang dijalankan bisa menyesuaikan dengan situasi dan kondisi saat waktu pelaksanaan.

 

Langkah-langkah diatas bisa Anda ikuti agar event yang Anda rencanakan bisa berjalan dengan lancar. Bila Anda belum menemukan vendor yang tepat untuk memproduksi souvenir event, SPRO membuka peluang untuk bekerjasama dengan perusahaan Anda.

Bergerak dalam lima tahun terakhir di bidang konveksi, SPRO merupakan mitra kerja yang tepat bagi Anda yang ingin menggelar event berkualitas. Tak hanya menawarkan desain produk yang elegan, kami juga menawarkan konsultasi gratis untuk membantu Anda memilih produk yang cocok untuk event Anda.

Kami menyediakan banyak pilihan tas dan dompet dengan beragam model dan warna, yang juga bisa Anda manfaatkan sebagai media promosi perusahaan Anda. Dengan bahan-bahan terbaik dan tenaga kerja berkualitas, dijamin produk souvenir yang kami produksi akan meninggalkan kesan yang baik bagi mereka yang menerimanya.